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政务礼仪培训

公文处理

时间:2011-08-26 13:43 来源:礼仪培训网 作者:政务礼仪培训 点击:

公文处理是国家行政机关办理公文时,所必须遵循的有关规范和管理,在公文从形成、运转、办理、传递、存贮到转换为档案或销毁的完整周期中,以特定的方法和原则对公文进行创制加工、保管料理,使其完善并获得功效的行为或过程。

公文处理的价值

公文处理

1、提高行政效率

严密、科学的文书工作,可使公文得到及时、正确的处理,有助于机关领导从“文山”中解放出来,深入基层,调查研究,用具体切实的领导来代替形式主义的一般化领导,防止和克服文牍主义和官僚主义,改进机关工作,提高工作效率,推动机关工作的革命化和科学化。

2、传达信息的桥梁

公文处理承上启下,联系内外,通过公文的传递,把上级机关的方针政策、工作意图贯彻下去,把下级工作的情况和问题反映上来;通过公文的周转,同各部门协调、配合,互相促进,使机关上下左右联成一体,共同实现国家的职能,推动社会主义现代化建设向前发展。

3、档案质量的基础

档案来源于公文,公文的内容、体式及处理程序是否符合规范,归档公文是否齐全完整,直接影响档案的质量。因此,加强了公文处理,就为档案工作打好了基础。

4、国家机密安全的保证

文书部门是公文的“吞吐港”,是机密的总汇。党和国家的机密大多数反映在各种公文之中。有了健全的文书工作制度,就能更好地杜绝各种失密、泄密的因素,避免给国家带来种种危害或损失,有效地保证党和国家机密的安全。

公文处理的内容

1、创制公文

收集材料,拟写文稿,经修改、审核、签发、印制等一系列环节,形成正式公文。其中信息的搜集与加工创造对公文创制至关重要。

2、传递公文

即根据一定的规则,将制成的公文递送给收文单位。

3、办理公文。即根据法定的职责权利,收受来自各有关方面的公文,经过分办、批办、拟办、承办、传阅等工作环节,对文件进行阅读、加工,从中提取有用信息,了解有关事物面貌,解决公文所针对的工作问题。

4、处置办毕公文

根据一定的标准对办毕公文进行鉴别,分别进行清退、销毁、暂存、立卷归档处置。

5、管理公文

即对公文进行科学、系统的保管;建立检索体系,提供查阅;对公文运转过程进行组织与监控,以及对公文机密与安全的维护等。

公文处理程序及方法

发文处理

发文处理程序和发放如下规定:

1、文稿形成

拟稿。撰拟公文文稿;会商。当公文内容涉及其他有关同级或不相隶属机关或部门的职权范围,需征得其同意和协助;核稿。文稿在送交有关领导签发或会议通过前,由专人进行全面核查;

签发。指由机关领导人或被授以专门权限的部门负责人对文稿终审核准之后,批注正式定稿。按签发人身份、地位及工作程序的不同,签发分为正签、代签、核签、会签等数种。

2、公文的制作

注发。定稿形成后,批注缮写印发要求的活动,以使签发意见进一步具体化、技术化:缮印。制作供对外发出的公文:用印或签署。在印毕的公文上盖发文机关公章,或请有关领导签名。

3、公文的对外传递

分装。按规定具体拣配和封装公文。发出。将分装完毕的公文以适当的方式发给受文者。

4、处置办毕公文

包括:阅卷归档、暂存、销毁。

公文办理

收文处理

收文指收进外部送达本机关、单位的公务文书和材料,包括文件、电报、信函、内部刊物、资料,其他文字资料。收文处理的程序如下:

1、公文的收受与分流

签收。指履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续后,收到公文。登记形式有薄式、卡片式、联单式;外收文登记。由外收发人员在完成签收工作后,对收文情况做简要记载;启封。外收文登记完成后,统一交由内收发人员,统一启封或径送有关领导亲启;

内收文登记。由内收发人员对收文情况做详细记载;分办。有关人员将公文分送有关领导、有关部门工作人员阅知办理;摘编。文件管理人员对部分准备投入办理过程的重要文件编写文摘、提要、综述、汇集有关数据资料。

2、办理收文

拟办。由部门负责人或有关具体工作人员提出处置意见,供有关领导审核定夺。批办。机关领导者或部门负责人提出处置意见。承办。有关工作人员按意见具体处置公文所针对的事务和问题。注办。由承办人签注公文承办情况,以备忘待查。

3、组织传阅与催办查办

组织传阅。使公文有工作人员中的有效传阅活动。催办。由公文处理管理机构或承办人对公文承办过程实施的催促检查。查办。由公文处理管理机构或其他专门组织对重要公文实际执行情况进行的核查协办工作。

4、处置办毕公文

包括:阅卷归档、清退、暂存、销毁。

公文办理

一般包括登记、分发、拟办、批办、承办、催办、拟稿、审核、签发、缮印、用印、传递、归档、销毁等程序。公文办理的基本礼仪要求是:

1、需要办理的公文,文书部门应当根据内容和性质,及时提出拟办意见送本机关领导人审批或者者交有关部门办理,内容涉及几个部门或者地区的,应当确定一个主办机关。紧急公文,应当提出办理时限。

2、凡涉及其他部门或者地区的问题,主办机关应当主动与有关部门或者地区协商、会签,有关部门或者地区应当积极协作配合。上报的公文,经过反复协商,如有关部门或者地区意见仍不一致,应当向上级机关如实反映。

3、已经送到领导批示或是叫有关业务部门办理的公文,文书部门要负责检查催办,方式漏办和延误。

4、上报的公文,应当符合上级机关规定的报送份数。如有附件,且附件篇幅较长、制作复杂,可适当减少附件的报送份数。

5、各级国家行政机关发出的公文,由机关领导人签发。重要的或涉及面广的,由正职或主持日常工作的副职领导人签发。有的公文,可由秘书长或办公厅(室)主任根据授权签发。

6、各级领导人审批公文要认真负责,文件主批人要签署自己的意见、姓名和时间。

7、草拟和签批公文,须使用钢笔或毛笔。

8、公文办完后,应根据文书立卷、归档的有关规定,及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。

9、公文立卷应根据其待征、相互联系和保存价值分类整理,保证齐全、完整,正确反映本机关的主要工作情况,便于保管、查找和利用。

10、立好的案卷,应按照有关规定定期向档案部门移交。个人不得保存应存档的公文。

11、没有存档价值和存查必要的公文,经过鉴别和主管领导人批准,可定期销毁。销毁秘密公文,要进行登记,有专人监督,保证不丢失、不漏销。

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